בהתנהלות עסקית, בין אם נפגשים בזום או פנים אל פנים, מישהו מהצדדים צריך לכתוב הערות, סיכום ונושאים להמשך פעילות. ואחרי פגישה עסקית, מה לעשות… יש קצת עבודה שחורה: צריך לכתוב מייל סיכום, תודה ופעילות המשך. איך כותבים באנגלית עסקית מייל סיכום פגישה אפקטיבי? אספנו לכם 5 טיפים שכדאי לעקוב אחריהם כאשר כותבים מייל באנגלית.
בקורס אנגלית עסקית של שפה1 תקבלו כלים ומיומנויות שימושיות באנגלית לעולם העיסקי: לעשות פיץ’ מכירות, נטוורקינג וגם איך כותבים באנגלית עסקית מייל שיוציא אתכם מקצועיים. בואו לשדרג את האנגלית שלכם ולדבר אנגלית בביטחון – לקורס אנגלית עסקית >>
מה המטרה של מייל סיכום פגישה?
שימו לב לאופן הכתיבה ולמבנה המייל שיכול לשרת אתכם במסמכי מייל שונים:
כל זאת על מנת לוודא ש:
- השותפים למסע הבינו כראוי את מה שנאמר – validate confirmation
- שהכל יהיה מתועד – documentation
- לוודא שכל אחד יודע מה עליו.ה לעשות – action points, call to action
5 טיפים איך כותבים באנגלית עסקית מייל סיכום פגישה
1) בפסקה הראשונה, הציגו את מטרת המייל, מקובל בהתחלה להודות למי שנפגש אתכם/שלח לכם מידע/ ענה לכם בטלפון/ לקוח שלכם.
2) לעולם אל תתחילו את הפסקה הראשונה במילה “I” – זה גס רוח, ולא מנומס.
זה הופך את כל השיח למאוד אישי -ביני ובינך. אם חייבים, אפשר להשתמש במילה “we” ואז השיח הוא בין החברה שלנו מול החברה שלכם. תמיד עדיף להתחיל ב thank you
לדוגמה, פורמלי:
Dear Mr. Anders,
Thank you for taking the time to meet with me last week. I’d like to follow up on our conversation and have a few questions for you.
ופחות פורמלי:
Hi Alicia,
Thank you for answering my previous mail. We are still having some inconsistencies with the information you sent regarding CCC and I would like a few clarifications on your part. I hope this time we can clear this issue and put it behind us.
גוף המייל
3) אחרי הפתיחה, השאלה המרכזית היא איך כותבים באנגלית עסקית מייל שיעביר את המידע שאנחנו רוצים. בגוף המייל, יש לכלול את כל המידע העיקרי והוא יהיה המשך ישיר של הפתיח.
לדוגמה:
Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day.
4) הפסקה האחרונה מסכמת את מה שנאמר בקצרה בחלק המרכזי של המייל וקוראת להמשך פעילות מוסכם, איך אתם רואים את התפתחות הנושא ומה אתם מצפים שכל אחד מכם יעשה.
Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.
איך לסיים את המייל?
5) משפטי סיכום: תמיד סיימו בתאור הציפיות שלכם להמשך הפעילות או פעולות נדרשות:
לדוגמה, בקשה לפגישה:
- I look forward to meeting / seeing you.
- I look forward to meeting you next week.
הצעות לעזרה:
- Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
- If you need any further assistance please contact me.
סיום רשמי מאוד:
- Yours faithfully,
- Yours sincerely,
ופחות רשמי:
-
- Best wishes.
- Best regards.
- Best,
אם יש לכם מסמכים לצרף רשמו:
- Enclosed you will find a link to our website.
- Enclosed please find a suggested flier for our campaign.
- We enclose a price proposal.
מוכנים לקחת את האנגלית שלכם אל ה-Next level?
בואו לעשות קפיצת מדרגה לקריירה ולדבר אנגלית מקצועית בביטחון. לפרטים והרשמה>>
תגובות